外国人スタッフを受け入れる前に！これだけは準備すべき社内マニュアルと環境整備
外国人採用が決まった後の「受け入れ当日」までのカウントダウンは、期待と不安が入り混じる時期ですね。現場が混乱せず、外国人スタッフも安心して初日を迎えられるかどうかは、事前の「環境整備」と「マニュアルの準備」で9割が決まります。
焦る必要はありません。最低限これだけは押さえておくべき準備リストを、実務レベルでまとめました。
1. 【必須】現場で配布する「3種のマニュアル」
日本語が完璧ではないスタッフでも、見て直感的に理解できる資料を準備しましょう。
① 写真・動画付き「業務手順書」
文字だけのマニュアルは読まれません。
- NG: 「シーツを交換する」
- OK: 手順ごとに写真を撮り、「古いシーツをはがす」「四隅を三角に折る」など、動作のポイントを視覚化します。動画をスマホで撮っておき、QRコードを貼っておくのも非常に効果的です。
② 介護現場の「専門用語・カタカナ用語集」
現場で飛び交う「独特な言葉」をリスト化します。
- 略語: 「初任研（しょにんけん）」「バイタル」「ADL」など。
- 指示の言い換え: 「これ、やっといて」→「これ、片付けてください」など、現場のスタッフが使う曖昧な指示を「やさしい日本語」に翻訳したリストを共有します。
③ 緊急時対応の「図解フローチャート」
「もし事故が起きたら？」の対応を一枚の紙にまとめます。
- 誰に、どの電話（内線）でかけるか。
- 救急車を呼ぶ判断基準（出血、意識不明など）をイラストで示します。
2. 【環境整備】生活とプライバシーのサポート
仕事以外の不安（特に住居とWi-Fi）を解消しておくことが、早期離職を防ぐ最大のポイントです。
- Wi-Fi環境の整備（最重要）: 外国人スタッフにとって、母国の家族とのビデオ通話は最大の心の支えです。寮や住居に「無料で使えるWi-Fi」があるかどうかは、仕事のモチベーションに直結します。
- 家電・日用品のセットアップ: 入国直後は買い物もままなりません。冷蔵庫、洗濯機、電子レンジ、炊飯器に加え、最初の数日分の食料や洗剤などを用意しておくと、施設への信頼感が一気に高まります。
- ゴミ出し・近隣ルールの説明: 「日本のゴミ出しルール」は世界一複雑だと言っても過言ではありません。母国語（または翻訳したもの）のゴミ出しカレンダーを用意し、初日は一緒にゴミ捨て場に行くなど、トラブルを未然に防ぎます。
3. 【日本人職員への教育】受け入れ側の心の準備
実は、一番の課題は「日本人スタッフの不安」です。
- 「なぜ外国人を雇うのか」の共有: 「人手不足だから」だけでなく、「多様性を取り入れ、より良いケアを目指すため」というポジティブなメッセージを施設長から発信します。
- 「やさしい日本語」のレクチャー: 「短く切って話す」「二重否定（〜しないこともない）を使わない」といった簡単なルールを、当日までに日本人スタッフに伝えておくだけで、現場の摩擦は激減します。
4. 【チェックリスト】当日までに揃えるべき書類・物品
- [ ] 在留カードのコピー（表裏）：原本を確認し、不法就労でないことを再チェック。
- [ ] 雇用契約書（母国語併記）：給与や休日について、誤解がないよう再度説明する準備。
- [ ] ネームプレート：名前は「カタカナ」と「アルファベット」の両方を記載。
- [ ] ユニフォーム：サイズを事前に確認し、ネーム刺繍なども済ませておく。
5. まとめ：一番の準備は「ウェルカムの姿勢」
マニュアルや設備も大切ですが、当日スタッフが一番安心するのは「あなたが来るのを楽しみにしていました」という笑顔の挨拶です。
準備不足でバタバタした初日にならないよう、まずは「Wi-Fi」と「写真付き手順書」の2点から着手してみてください。
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